一个好的展会可以使人们通过展览会迅速全面地了解市场行情，而不必四处奔波。展览会是一项极为复杂的系统工程，受制因素很多。从制定计划、市场调研、展位选择、展品征集、报关运输、客户邀请、展场布置、广告宣传、组织成交直至展品回运，形成了一个互相影响互相制约的有机整体，任何一个环节的失误，都会直接影响展览活动的效果。其中，最重要，也最难办的工作就是招展，经常有招展商为招不来参展商而发愁。
　　招展商如何进行招展，南京国展中心国际展览部经理赵春蕾的办法是，先搜集参展企业名录，然后按照名录给这些企业打电话、发邮件、寄信，邀请他们来参展，有的时候还要根据他们的一些希望和要求调整展览会的某些环节，以迎合参展单位的利益需求。她认为，这些如果能做到位，基本上就能办展了。
　　这当中需要注意的问题是尽量满足参展单位的利益需求，这一点是最重要的，所以组织专业观众观展十分必要。如果一般性的专业观众不能满足企业的特殊需求，就要考虑把那些带着订单的买家组办成一个采购洽谈会，或者让他们提前配对，这对企业还是有非常大的吸引力的。一个展会办得如何就要看其有没有足够的参展企业群、有没有足够的同类产品供专业观众挑选，同时还要看有没有足够的有采购意向的观众。因为招展的目的就是让买家和卖家都满意。
　　但是，赵春蕾坦言，目前展会非常多，所以招展商也是非常的难。尽管他们把很多细节都很实在地对企业说了，但企业在选择当中也有难度，特别是有的时候一天接十个八个展会的电话，参加不是，不参加也不是，也会有烦躁情绪。所以，这时候对企业的烦躁情绪要理解，说话要注意语气、口吻，千万不要他激动你也激动，这样只会适得其反。
　　赵经理认为，如果参展商对于初次办展或办了一两届展会的组织者给予支持，展会的组织者也会对这些参展商给予一些特殊的政策，或在展位的安排上给予优先考虑，这些与其他营销行业是一样的。
　　春蕾说，招展商招展的过程就是营销的过程，是向企业推介的过程，就好比一个花旦在台上唱戏，会亮相是花旦必须具备的工夫，但并不等于你这个亮相就一定能喝得满堂彩，这里面还有你的唱工、你对戏曲细节的把握等。人们常说台上一分钟台下十年功就是这个意思。如果只是把招展当作一个展示或仅仅是现场的一点点东西，肯定是不够的。
　　假定你有一些意向的客户，你提前作了扎实的邀请工作，邀请他们到你的展会上参展。因为你的意向客户也是行业当中的人，他也会关注这个行业的动态，这时，你的主动邀请就是主动营销。因为展会太多了，这就看你的细节做得怎么样，你用什么方法把参展商和观众都吸引到你的展会来。
　　其实，说白了，还是那句话，让买卖双方都满意。