我参加了一个线上会议，感觉很…

北京华恺国际展览有限公司董事长   许锋

现在线上会议、会议直播还是很多，但大家参与的热情好像不如2月、3月那么高了。是我们的需求变了，还是因为大家忙着线下的工作、没心思参加线上会议了？

国际大会及会议协会（ICCA）亚太区分会5月20日举办了一场线上会议。我从头到尾看了，感觉很是不同。

把视频直播等同于线上会议：错

针对当下流行的线上会议，有一个业内人士对此评论说，有一个较为普遍的问题，就是“把视频直播等同于线上会议，所有对外宣传展示都是以直播为焦点，而非会议，缺乏仪式感，体验差。”

他的意思是：线上会议用直播，但直播不是会议。会议，无论是线下还是线上，首先必须有高质量的内容，其次是舒畅的流程，还要有仪式感，物以类聚人以群分，对参会者要有限制，整体的体验决定了参会者对会议的评价，影响到传播效果和参会者的粘性、重复参与的积极性。

5月15日英国《太阳报》报道，巴西总统博尔索纳罗在参加一场关于工业的视频会议时，出现了搞笑画面：一位参会的行业领导人突然洗了个澡，光身入镜。

想想确实是这样，2月份观看视频会议，有偶尔卡顿、掉线的现象，大家忍不住会吐槽，到了5月就几乎没有掉线卡顿这个问题了，但似乎大家对线上会议越来越“疲”了，线上会议对我们的吸引力在下降。是参会者我们自身的问题还是线上会议（实则是主办方）的问题？

线上会议的组织、操作难度，一点儿都不亚于线下会议。

一次流畅的虚拟会议体验

5月20日，由设在马来西亚吉隆坡的国际大会及会议协会（ICCA）亚太区办事处组织的ICCA亚太分会虚拟会议（ICCA Asia Pacific Chapter Virtual Meeting)从北京时间下午3点开始，到4点半准时结束。

会议由ICCA亚太区总监Noor Ahmad Hamid主持，分享嘉宾来自中国、澳大利亚、日本、韩国、印度、新加坡等地，全部使用英语。

ICCA的CEO Senthil Gopinath人在荷兰，跟北京时差6个小时，但还是一大早起来身穿正装实时视频致欢迎辞。

主持人与亚太分会主席、副主席连线，回答问题

视频会议软件选用的是Zoom。

会议流程如下：

·欢迎

调查问卷，2个问题，马上宣布调查结果

·连线荷兰总部的CEO，CEO致辞

·亚太区分会三位负责人连线，亚太区主席致辞

调查问卷，2个问题，马上宣布调查结果

·感谢ICCA亚太分会上届理事会成员

·欢迎新会员

调查问卷，2个问题，马上宣布调查结果

·分享，主题：将来的会议活动

调查问卷，2个问题，马上宣布调查结果

·亚太区2020年年会（日本横滨）推介

·5位嘉宾依次分享

调查问卷，2个问题，马上宣布调查结果

·Q&A环节，主持人与亚太分会主席、副主席连线，回答问题

·对整个会议的满意度调查（不宣布调查结果）

·结束

感受和启发

结合我参加的几次线上会议和这次ICCA的会议，有下面几点感受，但纯粹是个人的体会。

1.Zoom比较稳定可靠

Zoom是我用过的最好的视频会议软件，但价格稍贵。不过，贵总有贵的道理吧，否则用户凭什么多付钱呢？

2.无论收费与否，一定要让参会者注册

不注册的后果就是乱七八糟的人乱入，有的闯进来还捣乱，瞎打广告、说脏话。

先注册，主办方确认后，方可参加线上会议

注册是为了保证“会议室”纯净，保证参会者都是同道中人、说同一种“语言”、谈论大家共同关心的行业话题，把莫名其妙的人挡在门外。有的主办方喜欢会议的规模越大越好，但可能是规模适中的会才是参会整体效果最好的。

注册的另一好处是主办方可以收集数据，用于下次活动的营销等。

3.流畅的流程

议程要紧凑，内容要好，演讲嘉宾要筛选，主持人要做好功课，有互动，流程有张有弛，才能让参会者一场会听（看）下来不累又有意思、有收获。

有的虚拟会议在茶歇期间安排老师带领大家做瑜伽、冥想、女团舞或HIIT短时间高强度锻炼。

上面的议程虽然没那么时尚，但该有的都有了，ICCA的CEO致辞，向离任的分会理事会领导表示感谢，欢迎新会员，现任主席副主席跟大家见面，推介宣传分会的年会，嘉宾分享和满意度调查等等一应俱全。

准时开始，准时结束，前后衔接紧密，没有尿点，行云流水般流畅，一个半小时很快就过去了。

4.仪式感

仪式感可以是主席台、LED背景板、集体合影、签约按手印、颁奖，也可以是风格一以贯之的PPT、主持人嘉宾正装出席。

这次ICCA亚太区分会的线上会议，主持人、嘉宾都是商务正装出镜，显然这是事先约定好的。

稍显可惜的地方是，主持人画面没用虚拟背景。如果把会议的KV作为虚拟背景的话，就更漂亮了。

5.PPT

这次会议的串场PPT、嘉宾的PPT和嘉宾的人像实时画面来回切换，这需要主办方前期的很多心血和现场工作人员的控制。

我们有的视频会议全靠主持人一个人在那儿宣布“接下来”“接下来”，而没有一个加强观众视觉印象的串场PPT，有点儿可惜。一个串场PPT里有分享嘉宾的照片、姓名职务和分享题目，是对分享嘉宾的尊重。

串场PPT里的“感谢参与”

这次会议的PPT遵循ICCA一贯的PPT模板、颜色和字体，可能是为了防止意外，把嘉宾的PPT和串场PPT都整合进一个PPT里了，PPT翻页由吉隆坡的工作人员来执行，虽然观看视频时会听到分享嘉宾的“下一页next slide”提示声，但整个会议很顺畅。

6.赞助

线上会议收费很难，主办方的收入来源主要依赖赞助和广告。

串场PPT里的“感谢赞助商”

这次赞助机构有两个，一个是横滨国际会议中心，一个是马来西亚砂劳越会议局。

两个赞助商还分了级，前者是主赞助商（Main Sponsor）, 后者叫联合赞助（Co-Sponsor）。给主赞助商的回报之一是让这家会议中心做了一个推广，顺便推广ICCA亚太区12月的年会。

7.6次调研

1.5小时的视频会议，竟然搞了6次调研！

大家会厌烦吗？我觉得不会。

老外很喜欢做调查问卷，演讲人在线上分享时经常会穿插1-2个问题（通常列在PPT的右侧），请观众作答，然后就答案结合自己的分析谈一点看法。

这样的好处是一直让参会者充分的在线、积极参与，生怕自己错过一个有趣的环节。这次ICCA会议的调研第一次到第五次每次都是两个问题（第六次三个问题），瞬时给出统计结果。如果你在显示的统计结果中占上风的那部分人里边，是不是有一点点小得意---看，俺是主流！

这次会议的最后一个调研是满意度调查，主办方要检查自己的工作成效，以便改进。

8.观众提问或主持人提问

主办方要挑选较为容易回答的问题，交给嘉宾来回答，以免出现5分钟都解释不完，这时候观众就没耐心了。

我参加过的一次会议是讲完了，主持人说我们来看看观众都提出了哪些问题，结果很尴尬---互动区很多人献花，但没有人提出问题。

为防止这样呵呵的情况发生，请主办方在事先安排几个“托儿”在提问区抛出问题，就像我们在组织线下会议时，要先安排2个朋友/记者准备好问题，免得冷场。

主持人也可以自己做点儿小功课，先把问题列出来、作备用。

9.准时开始，准时结束

视频会议准时开始不难，难的是准时结束。说好4点半结束，那就4点半结束，因为有人后面还有别的安排。

考验的是主办方。一方面主办方要事先跟分享嘉宾充分沟通、明确时间要求（最好是以文字形式），一方面主持人“在现场”要敢于“打断”说话超时的嘉宾。

我很喜欢美国人开会的准时：会议日程是8点半开始，会议室里的人稀稀拉拉，主持人和嘉宾按时启动、开讲，到点儿就准时结束。

线上会议的组织、操作难度，一点儿都不亚于线下会议。比如彩排，必须认认真真彩排；比如主办方工作人员的脚本，跟电视节目的脚本没啥两样。

信息来源：会展BEN 2020-05-27