会展活动是围绕着特定主题在特定时空环境下由多方参与并共同推进，实现各方利益均衡的集体性的社会活动。是通过精心的策划，运用科学的技术手段，组织实施和传播，达到各方的维系和交易、整合营销、调节供需、技术扩散、产业联动、促进经济一体化，从而树立和维护良好的品牌形象，使自身与变动的社会环境保持动态的平衡。

美国著名公共关系学者卡特李普（ScottM.Cutlip）和森特(AllenH.Centre）认为：公共关系是这样一种管理功能，它能建立和维护组织与公众之间的互利互惠关系，而一个组织的成功或失败取决于公众。美国人莱克斯·哈洛博士认为：“公共关系是一种特殊的管理职能，它帮助一个组织建立并保持与公众之间的交流、理解、认可与合作”、“帮助企业保持与社会同步；它使用有效的传播技能和研究方法作为基本工具。”公共关系的职能反映了一个组织需要通过自身的变革，适应目前越来越全球化、多元化的社会，它是贯穿于组织生存与发展全过程的一项至关重要的战略工作，其使命也恰恰体现在它有利于协调和维护这个为我们提供了物质和社会需要的社会系统上。

由于会展是一项复杂的系统工程，组织者在实施总体战略过程中，需要协调与政府、合办单位、新闻媒体、参展商、社会公众、内部员工等多方面的关系，以达到良好的产业效应、经济效应和形象效应。因此，在会展工作中的整体运作中如何成功的实施公关战略，协调和维系与社会各界的多种错综复杂的关系，赢得各界公众好评，取得良好的社会效果与展览效益，成为参与会展活动各方研究的重要议题。

公共关系功能在会展活动中的体现

1. 会展活动可以充分展示企业的形象和产品品牌，建立良好的企业形象。

作为一种现代化的传媒方式，会展活动是通过举办大规模、多屋次、多种类的会议和展览，带来源源不断的商流、物流、人流、资金流、信息流，对企业而言不仅产生直接的经济效益，还可以充分展示企业的形象和产品品牌，建立良好的企业形象。会展活动已远远超过单纯地举办会展本身所具有的意义，成为树立城市形象、展示发展成果、弘扬文化艺术、促进经济建设、推动社会进步的朝阳产业。     

2. 会展活动是吸引注意力的平台，是维系多方的纽带。

在会展活动中，生产商、批发商和分销商汇聚一堂，进行交流、贸易，它就是吸引各方受益者的注意力信息平台。企业可以利用各种信息渠道宣传自己的产品，推介自己的品牌、形象。企业与顾客可以直接沟通，得到及时反馈。企业可以收集有关竞争者、新老顾客的信息，企业能了解本行业最新产品动态和行业发展趋势，构成决策依据。会展活动可以扩大参与者的接触面，开阔视野启发思路；企业可以货比三家，寻求最佳的供货厂商与合作对象；一对一、点对点的双向沟通，便于寻求客户和商贸机会，提高顾客对品牌的忠诚度；在展会进行中还可以直接订货，免去寻求客户与市场的中间环节，花费少，时效高。因而会展业成为时下备受推崇吸引注意力的平台和维系多方的纽带。

3. 会展活动可以通过各方的合作，建立彼此的互惠互利关系

会展业是一项极为复杂的系统工程，受制因素很多，从制定计划、市场调研、展位选择、展品征集、报关运输、客户邀请、展台布置、广告宣传、组织成交直至展品回运，形成了一个互相影响、互相制约的有机整体，这个有机体的形成关键在于能够形成彼此利益上的切实互求和实现，在互惠互利、对等援助、对等回报的基础上，通过所有参与会展的社会组织开展互助合作，互利招展，一家主办，多家招展等多种形式，提高招展能力，扩大招展范围，保证自身利益，提升展会的档次和水平，做大做强展会，打响展会的品牌。

会展活动中需要维系的公共关系目标

1. 内部员工的关系

内部关系维系实际上是人力资源管理的问题。管理大师彼得·德鲁克曾经说过， “管理就是要让人力资源产生生产力，它是惟一意义深远的竞争力”。一个企业要想生存发展，较强的竞争能力是不可缺少的，而这个竞争能力主要来自一个健全的机构系统，高度的运行效率及全体员工的协调合作精神。做好内部关系的维系，在组织内部全体成员之间沟通一致，可以将员工联结成一个整体，形成强烈的核心力，通过内部公关，将组织变成一个温馨和睦的大家庭，做到企业对员工遵守承诺，也能够培养员工对企业的承诺，两者可以实现公关中的互惠互利观念。同时，内部公关的成功对外部环境产生辐射作用，可以得到外部公众的认可。因此，组织应该把内部公关当作是一项战略，把它融入到企业的管理哲学中去，发挥内部公关的真正职能。          

展览活动是一项高智能、高风险、高难度、高强度、高时效，同时也是高回报的工作。它要求工作人员有高度的责任感、使命感和团队意识，既要有自制力还要有协调力，更须有超人的意志力，工作中不得有丝毫马虎或差错。特别是展会实施中，要求每个人都须做到临危不惧、判断准确、随机应变，保持高度独立、自制、警觉，并具备超人的脑力与体力，才可能确保一项展览在短短两天到一周的时间内运转正常。因此，组织者如何做好内部员工的沟通与管理，直接关系到整个展会的成功与否。因此，会展活动实施过程中管理要做到分工明确、责权对等、奖罚分明实施有效的物质激励和精神激励，力图使每个员工均处于最佳竞技状态，充分发挥其主动性、积极性和创造性。  

2. 投资者关系

投资者关系是一个社会组织的战略性工作，与投资者之间良好的开放性和经常的沟通可以帮助降低企业的资金成本，为企业的管理层赢得更多的支持和吸引新的资金。良好的投资者关系是企业公共关系的一种功能。会展活动涉及面广，一次展会将有数家甚至更多国别、行业、角色、职能、利益不同的主办、承办、协办、赞助、鸣谢、同贺等单位介入，从本质上说，它们共同构成了一项展览活动的投资人，是会展活动的股东，将从中获取形式各异、内容不同、大小有别的各种所有者权益，具体涉及到股东的利润、管理费、企业或品牌形象、知名度、美誉度等。因此，作为会展的组织者即承办方如何实现展览效益最大化、充分体现互利互惠的合作原则、使各方各得其所成为处理好这一关系的核心。    

3. 政府关系

政府公众是对社会进行统一管理的权力机构，具有权威性，政府和组织之间是管理与被管理的关系。协调维系与政府的关系非常有必要，因为政府是国家权力机构，对国家实行宏观调控，最具权威性，一个组织要是能得到政府的认可和支持则就有可能得到社会大众的认可和支持，组织要尽可能向政府表明对社会对政府的贡献，扩大在政府心目中的影响，得到政府的大力支持。良好的政府关系能为组织形成有利的政策、法律和社会管理环境政府作为权力机构，制定相关方针政策、法律对社会和组织实行干预，这些宏观政策对组织会产生重要影响，因此组织要尽力能使政府在制定法律政策时有利于本组织的发展。我国对会展业的管理沿用的是展会审批制，即一个展会从立项到实施，必须接受从国家有关批准单位到工商、税务、卫生防疫、海关、公安、消防、交通，以及环保、市容监察等诸多政府管理部门的审核与约束。而且政府对会展业的宏观调控在相当长的时间内将会持续。因此，如何妥善处理好与政府及上级管理部门的关系，是展会组织者一项重要而长期的工作。      

4. 新闻媒体关系

媒体是社会上的新闻传播机构或工具，包括报纸、电视、杂志、广播、网站等，媒体公众是组织外部环境中最特殊最敏感的公众群体，因此处理好媒体关系非常有必要。新闻媒体是组织与广大公众沟通的重要中介，组织的公关活动必须要依靠媒体才能完成，如果没有媒体的传播报道与沟通也不能称之为公关活动。对组织而言良好的媒体关系可以帮助组织引导良好的公众舆论，让公众对组织产生良好的口碑和评价，有利于组织形象的塑造，维护组织的知名度和美誉度。会展属于综合、大型的社会活动，是新闻媒介关注的焦点。因此，展览会往往会成为传媒采访的热点，对提高展览组织的知名度和美誉度有很大的帮助。主动积极的与之保持良好的沟通与联系，是做好会展活动的关键因素。 

5. 社会公众关系

社会公众是指购买、使用或关注本组织提供的产品、服务、观念的个人、团体或组织。是一个组织的最大的社会群体，几乎囊括了每一个社会成员，直接掌握着组织的命运。良好的社会公众关系能给组织带来直接的经济利益，能让企业确定以谁为目标的问题，建立“顾客第一”的根本理念，将顾客的利益放在第一位，满足消费者的需求，想其所想，急其所急，必能使企业与消费者实现共同的目标和共同利益，使企业能长期稳定发展。会展活动的社会公众包括与展会内容直接相关的国内外来访者、买家，也包括潜在的关注、影响展会达到其预定目标的其它各类社会力量。如果会展活动得不到社会公众的关注，门庭冷落，展览规模再大，也是一次不折不扣的失败。会展活动过程中要始终提倡以人为本的理念，突出方便性、功能性，确保参观安全、有序，场面井然，环境适宜，服务到位，设施齐全，交易顺利，以全方位多功能的服务方便到访的国内外公众、满足不同需求才是维系社会公众关系的关键。

6. 其他服务提供者的关系

会展活动通常会涉及场馆、旅游、住宿、餐饮、运输、仓储、租赁、报关、通讯、邮电、广告、会务服务、礼品鲜花、礼仪、演艺、印刷、保安等多种服务及众多合作伙伴。每个合作者都是整个展览活动的一部分，各方只有通力合作才能取得理想效果。会展活动的承办者要有意识的去构造一个精诚合作的价值链，通过与链条各方的通力合作，将各个单位的核心竞争力有效的链接到展会活动中来，逐渐积累并拥有独特的、不可模仿的竞争优势，创出名牌展会。

会展活动中维系协凋相关目标公众的建议

    会展活动是一种立体化、多功能的营销手段，它为参展单位与来访者提供了一个信息交流、了解市场、感知需求、塑造形象、寻求商机、完成交易的平台，使双方实现了立体、全面的互动与沟通，完成了产品或服务的推介与销售。为此，会展的组织者在整体运作中应该科学的协调和维系与社会各界的多种错综复杂的关系，推进会展活动各项工作的顺利进行。

1. 以公关意识和理念指导会展活动。

公关意识是一种现代化经营管理和行政管理的思想、观念和原则，是一种开明的经营和管理观念，是一种全新的思维方式和交往方式的体现。包括形象意识、公众意识、沟通意识、服务意识、责任意识、合作意识、创新意识等。会展活动的健康运行首先要把相关公众看成是自己生存和发展的前提条件，把能否处理好公众关系看作自身事业是否成功的标志，时时刻刻以公众的利益为出发点来设计自己的行为。会展活动的策划和执行要追求独创、追求新颖，以塑造组织形象为重要的目标，注意建树良好的形象，维护良好形象，要自觉地意识到组织的一举一动、组织成员的一言一行都代表了组织形象，展现着组织形象，影响到组织形象，从而懂得用良好的形象为自身发展创造最佳的社会关系环境，赢得公众信任和支持，获得发展机会。

    2. 加强各方的沟通，以形式多样的公关手段推进会展活动的有效性。

传播是公共关系的手段，是公关活动的中介和载体，是联系社会组织与公众的纽带和桥梁，公共关系必须借助传播才能进行活动，才能实现沟通，才能树立组织形象。没有传播，公共关系就失去了赖以依靠的手段，公众无法得知组织的相关信息，组织也无从了解公众的意见、看法。公共关系的传播是作为主体的社会组织通过各种传播

手段向目标公众进行传播与沟通以使公众对组织形成深刻的印象从而树立组织的良好形象，这种沟通与传播必须强调是双向的。公共关系的传播手段一般有宣传型、交际型、服务型、社会型和征询型等。宣传型公关传播是运用大众传播媒介和内部沟通方法，开展宣传工作，树立良好组织形象的公关活动。其特点是主导性强、时效性强、传播面广、推广组织形象效果好。交际型公共关系传播是在人际交往中开展公关工作的一种模式，目的是通过人与人的直接接触，进行感情上的联络，为组织广结良缘，建立广泛的社会关系网络，形成有利于组织发展的人际环境。服务型公共关系传播是一种以提供优质服务为主要手段的公关活动模式，目的是以实际行动来获取社会公众的了解和好评，建立自己良好的形象。社会型公共关系活动是组织利用举办各种社会性、公益性、赞助性活动开展公共关系工作的模式。征询型公共关系活动是以提供信息服务为主的公关活动模式，目的是通过采集信息、舆论调查、民意测验等工作，了解社会舆论，为组织机构的经营管理决策提供参谋，使组织行为尽可能地与国家的总体利益、市场的发展趋势以及民情、民意一致起来。会展活动要合理运用公共关系的传播方法和模式，利用丰富的媒体资源，帮助各方通过会展这个平台得到最大限量的媒体透视，达到与相关公众的有效沟通，以实现会展活动的终极目标。