会展业是现代服务业的核心和引擎，也是现代国际性中心城市必须承载的产业任务。我国会展业已成为刺激经济增长的强劲引擎，成为中国国民经济中增长最快、发展潜力较大的行业之一。会展是人们进行信息交流、洽谈商业合作和进行市场营销的一个平台，会展信息技术的使用能够使会展活动中复杂的资金、商品和信息流动更加顺畅合理，降低运营成本，增强行业综合竞争力，并推动城市会展业与国际接轨。随着信息技术在各个领域越来越广泛地应用，而会展企业不得不通过信息化建设来求得长久发展。因此，一套设计详尽、功能完善、操作方便的会展管理信息系统以及电子商务系统，就成为提升广东会展业技术水平的重要手段。

一、会展管理信息系统建设

会展管理信息系统是指利用信息技术管理会议和展览会的各个环节，为会展信息化的实施，为主办方、参展商和专业观众提供信息交换和互动的系统。一个会展管理信息系统针对它所服务的展馆、展会、主办商、参展商和用户，具有不同的功能结构（如下图所示）。但该系统最基本的功能应全面涉及和管理会展服务企业的日常业务，有效地实现会展集团多办事处共同应用、多展会同时管理，分类管理展商及观众等方面的数据，全面管理客户关系，使得大量的重复工作可以实现自动处理，防止客户数据因业务人员流动而流失，并能够直观地对展会过程进行有效管理，应用精确的统计数据辅助公司决策。

会展管理信息系统的功能结构图^[3]

1、会展企业的信息化管理

会展企业利用信息技术在于实现其内部办公和管理上的信息化，实现其会展活动的高效运作、营销和功能拓展。会展企业管理信息系统在于构建一个以会展服务为核心业务、为主导的企业管理平台，其中涉及CRM（客户关系管理）、ERP（企业资源计划）、OA（协作办公自动化）、SCM（服务供应链管理）、WORKFLOW（工作流管理）等子系统。

会展企业实行信息化时应首先明确目标，即会展企业通过实行信息化工程应能为企业提供全面、可靠的信息化管理平台，协助提升企业竞争力。其次要围绕“客户服务”，构建CRM客户关系管理系统，建立以企业业务流、信息流、资金流管理为代表的资源管理创新系统(ERP)，把CRM与ERP两种现今最流行的系统开发理念有机融合。最后，会展企业的信息化要统一规划，分步实施。企业应在基础信息化的基础上，以实现管理信息化为核心，以实现电子商务化为目标，分阶段递进实施。

2、会展中心（会展场馆）的信息化建设

广东会展中心的信息化建设已有一定的成效，如广州国际会议展览中心于2003年选定了美国网捷网络的网络设备解决方案，并由IBM全球服务部提供整体的信息技术服务和咨询服务。但除此之外，广东其它的会展中心的信息化建设并不是十分完备，需要进一步的完善。

首先，广东的会展中心信息化的建设要实行高标准组网，建立安全性高、先进、完善的信息技术网络。在网络协议方面，要能支持多种网络通讯协议，支持多种传输介质；在局域网方面，不仅要在会展中心内部建立起计算机局域网络系统，而且还要建立起内部的办公局域网，要具有支持虚拟局域网（VLAN）技术及VLAN组网功能；在组网技术上，以千兆以太网为网络骨干，并具有升级到万兆以太网的能力。同时，在网络管理上，需要设立一个网管中心，建立一套中心数据库系统。总之，会展中心应能够为会展活动提供一个高效、安全、便利的建筑环境。

其次，建立会展中心的智能信息网络系统。会展中心应为与会者提供高水平的信息化和智能化服务，如智能卡管理系统、通信系统、网络系统、信息服务系统、会议系统等。

最后，建立数据库系统。会展中心应建立专业客商数据库(如参展商数据库、采购商数据库)，将收集的客户信息进行分类整理，重点突出如企业名称、产品性能、生产规模、经营方式、结算方式、联系方式等信息，并可制作光盘或软盘提供给有关企业或观众，还可在会展网站上发布数据库信息，供国内外客商利用计算机上网查询，有针对性选择各自所需的项目，与相关企业进行贸易洽谈。这样可以延续展览会的功能效果，以提高社会经济效益。

二、“虚拟会展”的发展

随着虚拟技术的发展，“虚拟会展”这种新型的会展模式应运而生。虚拟会展是对传统会展的创新与突破，给传统会展展览模式带来了新的生机和压力。目前国内的虚拟会展主要是通过一些二维的、结构简单的会展网站来实现。内容大部分是由平面静态的网页拼凑而成，以文字叙述为主，个别辅以图片，动态的图像和声音展示都非常简陋，而且整体建设信息相对贫乏、缺少互动、不够直观。而国外的虚拟会展业如今已经十分发达，如德国的汉诺威展，它运用虚拟计算机技术，在网上建立了三维立体的展示系统，并且增加了互动环节，给参展商带来了一种全新的体验，效果非常好。虚拟会展发展的趋势是“现场直播式”，即大量的使用三维、四维或者录像等计算机技术，设计出一种类似于网络体验式游戏的会展模式。

一般地，虚拟会展系统应主要有以下几大架构组成：

一是信息处理部分：包括展会信息的发布，智能信息搜索等。系统可以发布展会的最新动态、新闻等各方面的信息，信息发布以后，还可以进行再交流和再沟通。系统还可根据不同的用户，自动提供用户感兴趣的参展项目，也可以键入关键词通过全文检索直接查找目标项目。

二是网络展览及交易部分：包括虚拟招商、虚拟展现、网上拍卖、市场营销、商务交易等内容。虚拟招商即通过网上报名、资料递交等手段进行长期招商。运用网上广告功能宣传主办方的各类会展信息，并为参展商提供广告宣传的平台。虚拟展现即系统提供三维仿真的展城、展厅、展台、展品等展示内容，对于产品、服务、项目除提供图片、文字等传统的展示形式，还提供了更多的媒体形式来表现新产品、新技术，给参观者一种直观的、全新的体验。

三是其他部分：如虚拟会展系统还可包括企业品牌宣传部分、情报调查部分、特色服务部分等。企业品牌宣传部分即可以通过网站间的友情链接、广告等方式进行。虚拟会展推动和促进企业品牌的拓展和扩散，提升企业品牌的核心竞争力，打造企业品牌资产。情报调查部分即可以通过在线调查或者电子询问调查表等方式，在进行全面情报调查的同时，还可以大量节省人力、财力和物力。

总起来说，虚拟会展是传统会展的一次革命，是未来必然的趋势，但是虚拟会展的形式还需要人们通过一段时间来了解和接受。而目前广东会展业所要解决的问题则是如何将传统会展与网络、计算机技术等信息技术相融合，最大限度地减少传统会展和网络带来的弊端，最大程度地利用传统会展、网络和计算机技术拓展虚拟会展，使虚拟会展为会展行业的发展做出最大的贡献。

随着广东会展业的快速发展，广东会展业信息化建设迫在眉睫。目前广东大部分的会展企业、场馆等其信息技术的使用情况比较乐观，正积极向国际会展的高水平努力，但是，不可否认的是广东会展业信息化与国际发达国家的会展业信息化还是不可同日而语。因此广东会展业的各方要借助网络、电子商务、虚拟技术等信息技术对传统会展业进行改造，只有这样，才能使广东会展业始终走在信息时代的前沿，创造其更加辉煌的未来。