长政办函〔２００４〕１６５号
各区、县（市）人民政府，市直机关各单位：
    近年来，我市会展经济作为一个新兴产业迅速发展，各类大型展、会、节、演、赛等会展活动越来越多。特别是以市政府名义举办（包括主办、承办、协办、支持等，下同）的会展活动，不仅为各行业推广品牌、交流技术、洽谈贸易、寻求合作、拓展市场提供了有力的平台，也极大地促进了地方经济的发展，加快了城市建设的步伐。
    为更好的集中展示城市形象，规范会展活动管理，经市政府研究，现就进一步规范以市政府名义举办的各类会展及相关活动有关事项通知如下：
    一、规范申办程序
    （一）名义审定。凡拟以市政府名义举办的会展活动要严格按《长沙市人民政府办公厅关于以市政府名义举（承）办各类展览会有关规定的通知》（长政办函〔２００３〕９９号）执行，并由市会展办制订年度会展计划进行统一安排。对擅自使用市政府名义的，要追究有关人员的责任。
    （二）申办方式。各有关部门和单位要积极争取国家级会展活动落户我市。需由市政府出函申办的，由市会展办统一按程序报批。
    （三）承办方责任。市会展办要严格审核承办单位资格。承办单位要全力做好会展各项工作，并承担一切经济责任。
    （四）财政补贴。对我市经济、社会确有重大影响的会展活动，市政府可视盈亏情况提供适当的财政资金支持。具体由市会展办与市财政局共同提出意见，报市政府批准。
    二、切实做好安全保障
    （一）安全责任。会展活动安全有序是会展活动成功的关键，要牢固树立安全第一的思想，确保会展活动以及参与人员的人身、财产、消防、交通、食品、卫生和建筑装饰等方面的安全。
    各职能部门要全面负责、主动配合，做好工作方案和应急处置方案。
    （二）突出重点。要重点加强会展场馆和主要活动场所安全工作，确保万无一失。对省级以上领导出席和人流集中的地方，公安部门要视情况实行安检制度。
    三、做好重大活动的安排
    （一）领导活动安排。会展活动需要请市级领导出席开幕式等相关活动的，应由主（承）办单位在会前十天提出书面申请，由市会展办提出意见后报市委、市政府办公厅统一安排。原则上出席同一活动的市级领导不超过两人。需要省级以上领导出席的，应当专门邀请。
    （二）开幕式的组织。一般活动原则上不举行开幕式。重大活动开幕式要本着“隆重、热烈、精简、节约”的原则精心组织，时间一般不超过１５分钟，致辞的嘉宾一般只安排一人。闭幕式参照上述方式执行。
    四、建立办会联动机制
    （一）明确职能。以市政府名义举办的会展活动，可成立由市级领导牵头的组委会或领导小组。承办单位要全面负责会务和业务工作，需要市委、市政府办公厅统一协调的事项，由市会展办统一协调。各级各部门必须提供快捷、方便的优质服务，营造良好的办会环境。
    （二）落实责任。各有关职能部门要服从大局，统一指挥，统一行动。要按职责确定负责人和责任人，主动做好工作，做到热情、周到服务，特事特办，急事急办。
    （三）服从调度。各会展活动组委会可根据实际情况调度全市资源，集中力量，确保会展活动成功举办。各相关单位要服从调度安排，不折不扣的完成组委会布置的工作任务。
    五、统一户外广告宣传
    （一）商业性广告。会展活动的广告分长期、短期、临时三类，由市会展办统一制定方案，报市户外广告管理办公室审批。
    （二）公益性广告。重大会展活动期间，在机场、火车站和进出长沙的主要通道，各星级宾馆、重要窗口单位、城区主要景点以及主要参观接待地点，由市会展办确定标准统一语言规范的宣传欢迎标语，由场地主管单位制作，统一发布。公共场所由市财政出资，市会展办统一制作发布。
    六、注重接待礼仪
    出席会展活动的人员及工作人员应当注重礼仪，做到举止得体，行为规范；语言文明，说普通话；遵纪守时，热情周到；衣着整齐，出席活动穿正装（男士着深色西服，女士着套装）；要尊重少数民族习俗，严格遵守外事纪律。对特邀嘉宾，应当专人专车全程跟踪服务，充分展示我市热情好客的良好形象。
                                         长沙市人民政府办公厅
                                                        二○○四年十二月三日