面对疫情大考，下半年谁为展会主办方解忧？

广东现代会展管理有限公司副总经理   姜淮

受新型冠状病毒疫情影响，全国部分地区陆续宣布将上半年的展会延期举办，造成下半年一些场馆档期比较紧张，如何平衡各类展会项目？主办方如何才能找到合适自己的档期？政府、协会、展馆各方如何帮助主办方恢复元气？下半年展会现场管理将出现哪些新趋势？如何让场馆和主办方达到更好的配合和实现共赢？……诸多热点问题值得深思！

平衡展会项目 避免项目流失

根据目前的情况，从展馆的角度主要关注的有两点：

一是如何合理的编排好档期来迎接未来的复展工作；二是稳定展会，避免流失。

由此延伸出两个思考的问题：对于一线城市，如北上广这些热门场馆具有很大的挑战压力，有了这个压力就催生了很多的机会；对于新建展馆和二三线展馆有一个“捡漏”的问题，在此基础上存在一个共性的话题，就是稳展，避免展会的流失。

/一线场馆的调档压力/

日前，上海会展行业协会发布了一个稳展的倡议书，四大展馆联名承诺保证计划内的展会都能够在今年举办，这给行业打了一个强心针。如何来解剖这样一个问题呢？今年2-4月，由于疫情的影响，整个行业断崖式的停摆了，这是一个停摆期。

日前在国务院的常务会议上李克强总理提出了几点意见，其中第四点就是积极筹备推进广交会的举办，那么以广交会为标准，预计4月底或5月就应当能够正式举办了，5-8月将会成为行业很多展会盘整的恢复期，这也将是我们应当关注的调档压力最大的时间点。

很多展会上半年由于跟着采购季节相匹配，特别是商贸采购性的展会，往往是一年两届，如果不能够在5-8月份尽早出清，将会影响到这些展会下半年的举办，也会影响到明年展期的安排，到9月份将会进入一个爆发期，一方面传统展会基本上都集中在这个期间，展览旺季也是9月份开始，并且向着10、11月延续，另一方面，国庆、中秋、元旦等重要节假日也是很多商品类展会的定档依据。

/稳展平衡术/

基于以上情况，在稳展上有几个平衡术可以进行探讨。

压缩规模。动员大型规模展会压缩规模，在可预见的展会实际规模下让渡空间。这个怎么理解呢？很客观的说，由于受到疫情的影响，展会复展之后，原有的展会在展商选择以及采购商的组织方面，对比按原计划举行会有一定的减少，那么展会规模也存在缩小的问题，在客观和主观方面都存在压缩规模的可能性。

压缩时间。主办需要和场馆双方共同配合，场馆可以采取两班倒的方式，分白班和夜班来压缩进场布展和撤展的时间，为更多展会的举办腾出时间。

拼展方式。协调同类型时间相近题材相同的展会进行联办，双方共享上下游的资源，甚至是多方共享。

引导同质性展会保持恰当的时间间隔。比如机械展、智能展、机器人展等工业机械设备题材类的展览会，这些展会题材相近，甚至他们产业链自身都存在着上下游供应链的本质，如果延期的展会与计划内举办的展会时间太过于相近，相冲突的话，那么展商在选择展会时会更加纠结，一些展会就会流失原有的展商，造成强者恒强弱者就会更弱，这个时候从保护一个城市题材平衡发展的角度，良性稳定的角度，可以协调他们间隔相应的时间点来分别进行举办。

积极应对 帮助主办一起度过疫情难关

疫情过后，展馆如何为主办方提供更多有针对性的服务来帮助主办度过疫情难关？因为展馆具有不同的性质，有国有、有民营的，两个不同的性质所追求的目标是不同的，核算的因素也是不同的，所以，还是需要政府来牵手、来扶持、来协调做好这方面的工作，以下将以广东现代国际展览中心为例，谈谈疫情期间所做的工作。

第一，多方奔走，获得政府支持，积极催生针对会展业的精准扶持政策，同时配合政府做好落实防御措施细则的制定。

面对逐步进行的复展工作，广东现代国际展览中心跟市商务局、镇会展办积极对接落实相关的政策措施，并且为在东莞举办的展会参展商争取更好的条件，后续也会积极地协助他们落实申请的补贴。

东莞市政府在2月7号发布了《东莞市人民政府关于支持莞企共克时艰打赢疫情防控阻击战的若干措施》，这是继北京之后全国第二个针对会展业出台扶持政策的城市，明确规定了对于符合条件展会的参展企业的展位费，特装布展费给予50%的资助，每家企业参加同一个展会，最高资助10万元。

为了体现属地的积极态度，展馆所在的厚街镇2月26日也出台了31条措施，在支持展会方面也下了很多的良药，对符合参展条件的展会，除了能够享受到市一级资助政策之外，镇区财政将给予2-5月受疫情影响调整到在今年仍然举办的展会，按签订合同的面积给予每平方米1元的补贴，对于9月之前受疫情影响移植到东莞举办的展会，也是按合同面积给予每平方米2元的补贴，同时市商务局正在跟有关部门积极协调，也会再叠加对疫情期间受影响的展会，再追加相应的补贴。

可以算一个账：如果在市一级财政每平方米每天能够给予3元的补贴，镇一级每天每平方米能够给予1-2元的补贴，而且展会达到一定规模，展馆再给予相应的折扣，比如7-7.5折，这样，到东莞办展就相当于免费办展了，展馆能够在这种情况下积极配合政府做这方面的工作。

第二，作为流程化管理，广东现代制定了抗疫制度来完善保障措施，最大限度杜绝疫情的传播，还专门成立了抗疫小组。针对进馆的人员制定规则，要求进馆必须佩带口罩，做好身份登记，同时加大口罩、额温枪等物质的储备，包括临时留滞室的设置，以此确保展馆在复展过程中防控措施做到位。

第三，积极达成沟通，增强市场信息。每个场馆都面临着今年上半年最起码有3-4个月是在平展期，下一阶段很多展会将进行复展，在此期间，广东现代跟主办方之间保持密切的沟通，借助于主办和展馆的平台，双方共同向行业向参展商推出优惠政策，及时传达双方工作的进展，增强参展商的信心，尽量减少展会的流失，力求将疫情对展会的影响降到最低。

第四，整合各类资源，搭建交流合作的平台。广东现代是一个场馆运营和自办展发展同时并存的一个企业管理模式，除此之外还有一个名家居世博园商贸城，借助名家具展览会的品牌开辟了40万平方米的家具商贸城，随着义乌、红星美凯龙等国内各大专业市场的开市，名家居世博园也于近期正式开市了，配合名家具展的六月复展，双方共同搭建展贸联动的模式来提振东莞的会展业、家具业和制造业的信心。

同时，拿出很大的气魄将每年两届的名家具展合并为一届，为了弥补合并所造成的损失，由组委会创新策划举办首届国际名家具线上高峰论坛，发挥名家具展和名家居世博园的功能来聚集更多的产业资源，为更多的家具企业促进合作，实现共赢。

管理新趋势新现象

通过这次疫情，可以对未来做一个展望，下半年展会现场管理和展馆管理服务将会出现哪些新的趋势新的现象？

从个人的角度来观察，一是作为场馆服务和现场管理服务来说，一定要走标准化和精细化之路来优化流程，尽可能的提高管理的效率，从而降低展会运营的成本来减少损失；

二是重新审视如何应对大型公共事件，安全卫生防疫工作将会进入一种常态化，要将这种工作进行流程化、制度化和规范化，为了将这项工作更加标准化和规范化，需要加大投入，如门禁、红外线测温仪等，就像海关和机场、码头一样，它是作为一种常态化的检测进行投入的，这次疫情倒逼我们在未来的现场服务和展馆服务方面，需要加大这方面的智能设备投入，也就是现在所提倡的“非接触经济”，通过智能投入和技术提升来减少人与人的接触，同样也降低了展会自身的人工投入成本。

这段时间，很多企业都在加大员工培训，通过精兵简政提高员工的综合素养，整体来降低企业的人工运行成本，也降低了整个会展行业的成本，这是我们今后需要着力的一个方向，同时，广东现代还将继续加强与主办与政府之间密切的信息沟通和互换，为保障展会健康稳定的举办做好自身的工作。

信息来源：现代会展 2020-03-19