一、社团会议的概念
社团是指中国公民自愿组成，为实现会员共同意愿，按照其章程开展活动的非盈利性社会组织。民政部统计，截至2007年底，全国共有各类社会组织38.7万个，其中社会团体21.2万个，民办非企业17.4万个，基金会1340个。十七大以后，我国明确了一个概念，原来的民间组织概念现在全部叫社会组织，实际上是三类：社会团体、民办非企、基金会。按照社团的定义来说，共同开展活动，实际上最终的表现形式就是会议、展览、考察、交流、培训。整个社团组织中最为活跃的部分主要是经济类社团，就是各类的行业协会和商会，以及自然学科领域的一些学会。据不完全统计，这一类型的组织，在全国大概占八万多。这一类型的社团是我们所讲的社团会议的主角，也是会议市场的主要力量。
二、社团会议的特点和现状
第一个特点，它的服务群体是相对固定的。这不同于专业的会议公司或者其他机构，包括国家的事业单位。社会团体有一个基础的参会群体就是会员和会员单位；第二个特点，服务内容与社团属性密切相关。会议内容设定中主要是行业或者专业内相关内容；第三个特点，社团会议的性质决定了会议的商业味道不能太浓，这不同于其他类型机构组织的活动。在座很多是全国性的行业协会或者学会、研究会，我们社团自身策划的会议可能和社会上其他机构，包括一些咨询公司、调查机构策划的会议，有一个根本的区别，那就是要为会员服务的话，商业味道就不能太浓。
社会自身的组织形式决定了目前规模最大的会议可能是各类社团的年会。年会实际是指会员代表大会、理事会、或者理事扩大会议，这类会议是目前最具规模和响应人数最多的一类会议。其次是这些社团组织尤其是经济类的行业协会，举办的年度形势报告或者行业形势报告。关于这类会议，可能经济类社团体会会比较深。这类会议响应群体也比较多。目前来看，这类会议是社会团体着力打造的专业性品牌会议。其三是其他会议形式，比如说技术交流、信息交流或者政策宣传贯彻为主的。这些会议规模相对比较小一点儿。
社团会议目前存在的问题主要有：
第一，内容比较单一，规模也比较小。这与我国社团组织自身发展状况有一定的关系。我们很多社团包括比较有实力的行业协会组织，可能这个行业中有一万到两万家企业，实际上的会员单位大概只有二、三百家；三、五百家，不过这些会员单位占行业的产值是比较大的。
第二，体制因素决定了社团目前召开的一些会议，由于现行的行业协会设置问题，完全按照计划机制，不是完整的产业链，而完整的产业链包括了前期的研发，也包括了生产、销售、售后服务等，而国内的行业协会一直按照不同的阶段进行分工。现在这个矛盾是非常突出的，有很多行业协会申请更名，希望成为完整的产业链服务。比如说酒业就有这样的要求。酒业，过去生产的有酿酒工业协会，同时还有酒类流通协会。包括家电也是一样，有流通领域家电协会，也有生产家电协会，甚至还有售后服务的中国家电维修协会，像这样的协会在策划会议的时候，如果不进行联合很难做到完整的产业链，就是说资源整合程度不高。
第三，行业协会服务意识不够，商业味道太浓。其实现在我国行业协会存在很多问题，因为国家没有给予任何支持，所以它们现在基本处于初级发展阶段，还需要通过会议展览、交流、培训这些手段积聚一些原始的资本金。但是，行业协会的会议又和社会组织的其他的会议存在着本质区别。因此，行业协会目前策划出的很多会议，有一些确实收费过高，这就造成了会员和会员单位对于行业协会策划的会议认知度不高。
三、社团会议的策划
主题策划。
（—）主题定位原则∶准确、形象、个性鲜明。我们策划出的会议一定要做到这三点。
（二）主题提出的方法
一是自上而下的，这可能是很多社团尤其是行业组织多年来惯用的方法。基本就是秘书处或者理事会和秘书处的专职人员，有的稍微民主一点，有一个专家库，凭着经验和把握政策的程度闭门造车来设计一些会议主题。很多社团策划的会议，包括和专业会议公司联合策划的会议相当多是流产的，会议通知发了，找了专业公司打电话、招商，最后报名的没有几个人，会议开不起来。
二是自下而上的。近年来相当一部分行业协会，策划会议主题完全是自下而上的。把今年准备召开的一些会议，围绕什么主题来做这些会议全部下发调查表，下发到会员单位的每一家手里，由每个会员单位针对每个主题提供一些具体的议题。轻工系统的很多行业协会都是这样做的，因此它们的会议就有生命力。
三是上下结合的。官产学研结合于一体设计会议主题。比如说今年10月18日我们讨论要做“世界酒业大会”。这个主题专家论证了一个多月，我们开过两次会议，这个主题出来以后，我们请了酒业300多家会员提意见，了解到了大家最关心什么、最想了解什么、最想听到什么。这样的会议我想将来的效果肯定是不错的。
2006年我们申办亚洲大洋洲的性病大会。两年内，我们参加了澳大利亚举办的世界性病大会、泰国举办的亚太地区性病大会。我们在现场进行了调查，把今年主题提给他们，由他们进行修改。所以这个会议就受大家欢迎。所以说主题策划来自于这些方面。
重中之重就是前期调研。协会会议每一次的主题策划，都应做好前期大量、艰苦的调研工作，从国际国内宏观形势出发，从时刻关注会员企业的所需所求出发。
（三）主题的确定
—、把握行业、专业领域热点问题和事件。热点问题和事件是社会关注度最高的，尽管社会大众媒体也关注这些事情，但是大众媒体往往是局外人，谈的都是表象的东西，比较泛。这时候社团组织出面，召集问题或者事件相关人员，就热点问题和事件进行生动的讨论。如果把讨论结果及时地公布于社会，这样一方面业内认可这个会议，另一方面也为社团组织树立了自身形象和地位。
二、与社团相关联的，社会上存在的一些争议问题。这一类型的问题如果提炼出来作为一个会议的主题，同样可以引起人们极大的关注。
三、行业内关心的一些问题。比如说食品监管码的问题。要推行食品监管码，行业内反响非常激烈，这是行业内共同关心的问题。这一类型的主题就体现了行业协会为会员服务、为行业服务的精神。
四、行业内存在争议性的问题或者暂时没有解决或者解决不彻底、不完善以及没有得到行业认可的问题。比如说围绕行业协会自身关于税收的问题等。
五、特定人群所关心的、正在议论的话题。比如政界人士、企业高层等。比如社会广泛关注的新的民间组织会计制度，经过两年过渡期要开始全面实行，包括行业协会自身在内，主管人员、财务人员都比较关心这类问题。这类培训应该是比较能够吸引人的。
（四）主题策划应综合权衡的几个方面
一、主题中尽可能传达会议的价值所在。我们能给参会人员带来什么，这是会议主题策划的精髓。大家都是搞会议策划的，策划出一个产品，是否有人买，主要是看我们产品能够给人家带来什么效益。我们要让参会代表来了以后能够学到东西，这样策划的产品才能有人买。
二、会议主题策划应放眼与整个行业相关的领域，做好关联行业联动开会的选题准备，以更好地整合产业链的资源，打造有规模、有质量的会议品牌。我最初做中国会议交易中心的时候曾经搞了一个频道“协会执行官联盟”。这个思路是从美国来的，美围协会执行官联盟，它的年会不低于两万人。我在会议交易中心特意设定了协会执行官联盟，当时的想法就是，在开某一个大产业会议的时候把工商两个领域联合在一起开会，这样就打造出了有规模、有质量的会议品牌。如果能够联合起来，召开展会肯定是超级展会，会议也是超级会议。目前单个行业协会会议比较多，关联行业联合的会议比较少，产业链构建不够好，影响了会议的质量与深度。
三、要将信息交流的理念贯彻到主题策划的始终。国际会议中心协会的主席斯图尔特说“如果没有面对面聚集在一起交流经验和思想，你就会失去一些重要的东西，这种东西是没有替代品的。”我们要创造人与人之间交流的概念，会议不只是人与人之间的交流。社会组织里有三类，一类是社团，社团是人和组织，把同类型的人组织起来。基金会是靠资本结合起来的。所以我们的会议要突出人与人之间的交流，能够围绕每一个参会人员，使他们通过这次会议的信息交流，既可以收集到一些信息，又可以享受到个性化的服务。那这个会议项目就是比较好的项目。
四、中国未来此类会议的走势
精心策划打造社团品牌会议是社团组织发展壮大的需要。去年5月13号，国务院发了一个文，即《关于加强我国若干行业协会发展的意见》。现在社团组织面临着发展的大好机遇，也是社团组织规模化、国际化、品牌化发展的需要。
将来的发展方向和发展趋势，就是社团会议一定要联合相关的行业组织，把规模做大，质量提高，并且做到产业链完整、参与度广、创建品牌会议。
京公网安备 11010102003915号