会展业中大量使用信息及网络技术，将会进一步完善会展的媒介功能，这种数字化、信息化建设最终将促使会展服务内涵拓展，为展览商和观众提供更多的方便。UFI主席曾提出，2005年有80%以上的参展企业和组展商通过网络信息技术进行沟通，电子邮件、企业网页、电子支付手段和服务、网络身份的安全认证技术、信息和数据的网上传播和自动化处理、网上商品交易系统等信息技术都会随着网络应用而参与到会展业中，提高工作效率，降低成本。

    一、基础信息技术的会展作用分析

  1.提高了会展信息交流速度

  信息技术提高了政府、会展行业协会、会展企业、参展企业四者之间信息的交流速度。政府可以通过网络向公众发布最新的政策和法规，并为行业协会、会展公司、参展企业提供快速的政府服务，提高政府效率；会展行业协会可以及时将行业动态和行业规定传递到相关部门和企业；会展公司可以实时报道会展信息，让不能来参加会展的组织和个人随时了解会展进展，或者提供网上参展报名服务，方便参展企业进行活动。

    2.拓宽了会展信息交流的广度

    会展的整个运作过程包括了政府、行业协会、会展公司、参展企业、媒体和会展观众等，涉及面广，需要多方共同合作。而电子商务等信息技术在会展中的应用，为会展信息在不同主体之间的交流创造了条件，促进信息的共享，扩大了信息交流的广度。比如，会展公司可以通过政府的在线服务进行国际会展的申报工作，当会展项目被批准，通过信息技术的支持，相应的信息将被行业协会、会展企业、媒体和参展商、观众共享，使会展的开展更加通畅。同时，当会展各个主体都利用网络交流信息，依据网络效应理论，则会给每个主体带来最大的价值。

    3.降低了会展企业成本

    ERP、CRM、SCM、EB等先进管理信息技术的运用，一方面使得展览项目宣传更为广泛，组展者、参展商和观众可获得比以往更为丰富、深入的信息资料，另一方面，会展组织企业可以通过该平台更加快捷地获取来自各方的实时信息，动态地调整相关政策，更好地适应瞬息万变的市场，获得市场先机。另外，会展信息化将促使展览活动操作走向规范化，这是会展信息化发展的客观要求。

二、网络信息技术的会展作用分析

    1.提高了会展活动的工作效率

    组织、参加展览的各个环节上信息收集、传递、处理的电子化和自动化都使展览业务处理效率空前提高。大多数展览会组织者网上招展、网上旅行机票和旅馆预订、对客户的咨询通过电子邮件及时回复以及网上下载客户需要的有关展览会的各种资料〔展馆展位平面图、展览日程安排、展览会服务手册〕等等。

2.增强了会展活动的经济效益

网络的应用使组展者、参展商、观众之间的联络手段从传统的高收费的电话、传真、信件中解放出来，使得业务费用降低；网络应用使得展览项目宣传更为广泛，组展者、参展商和观众可获得比以往更为丰富、深入的信息资料，从而避免选择项目时的盲目性及由此带来的经济损失；办公自动化提高了工作效率，经济效益自然提高。

    3.加强了会展业的协调管理

展览业的协调管理机构是在掌握大量信息和数据、在多个组展单位及其项目中选优汰劣的基础上开展工作的，展览业流程的标准化和展览运作规范化都将使展览协调管理机构有据可依，从而为其进行科学化管理奠定基础。

    4.促进了展览业的全球化发展

    网络使得展览项目、组织机构的对外宣传面向全世界进行，展览信息从定向发布走向非定向发布，对展览会的宣传挣脱了地理位置的束缚。通过网络平台可以拓展会展企业的招展网络，尤其是海外招展网络，能增强企业自身的招展、组展能力，提高企业的核心竞争力。会展信息化使得会展产品参与国际范围内的展览业竞争将成为现实。 

三、电子商务信息技术的会展作用分析 

电子商务进入会展业是会展业自身发展的需要。会展是人们进行信息交流发布、洽谈商业合作和进行市场营销的场所，发挥的是一种桥梁和媒介作用，而电子商务在这方面具有传统会展业无可比拟的独特优势。按照电子商务对传统会展业介入程度的不同，可分为两个层次：一是不完全会展电子商务，即借助网络技术进行的部分会展活动，其对会展业的作用如上面所述。另一个是完全电子商务，即网上会展。其作用除最基本的提高会展活动效率、降低企业成本、提高经济效益等，还有其他方面的作用：     

  1．网上会展吸引企业上网进行信息的撮合和交易    

    网上会展最大的特点是依托在各地运营机构和合作伙伴的信息平台或者企业上网站点来展示。网上会展中的展会、展商、展品等所有信息都经过组委会、电信运营商的严格审核，以保证网络信息的安全性，以利于企业放心地选择展会、展商和展品。因此，网上会展信息的真实和有价值信息增强了参与站点的信息价值性，增强这些站点在本地或本行业品牌影响力。而且网上会展这种一段时间里的高速集中的宣传和造势，不仅可促使实地参展的企业同时参加网交会，亦能带动大量因受时间和空间限制的外地企业参加网络展，使得网上会展线上线下都被企业关注，吸引企业上网进行产品供求信息的交换甚至进行商品交易。      

    2．网络会展成为会展业增强市场抗风险能力的最佳选择

 会展组织者以展会为媒体，为展商与贸易商提供有效的交流平台，客观上是以集群与时空结合的方式，为行为主体间创造交流的环境。在突发危机发生的情况下，这种方式受到了挑战。“会展电子商务”以其高效、灵敏的特点，表现出特殊的应用价值，实现了人们之间在不接触的情况下，照常经济交往与贸易活动，有效阻断了传统展览密集人群，集合传染源的途径。如在SARS期间，“会展电子商务”以“非接触经济”形态高效运转，发挥着具有历史意义的重要作用，成为我国会展业应对突发危机的最佳选择。在此次广交会上，有487位参展商、339位客商参与了网上洽谈，并达成不少成交意向。因此这种网络会展的形式成为传统实物会展的重要补充，同时在出现危机事件时作为传统实物会展的替身，降低了危机带来的损失，提高会展顺利举办的概率。由此可见，大力发展会展信息化事业来降低因突发事件影响是一种非常可行的应对措施。

四，信息技术的广东会展作用实证分析   

    信息技术使广东会展业缩短了与国际先进水平的差距。如“中国第一展”广交会的网络信息技术的应用加速了广交会的快速发展。广交会已经建立了以广交会网站为龙头，包括商贸通参展企业展示平台、广交会宣传光盘、BEST采购商电子服务平台、参展易捷通服务平台以及网上广交会在内的，涵盖会前、会中、会后结合现场和网上的电子商务服务体系。

    1．广交会网站

广交会网站是广交会面向全球宣传的窗口，广交会网站具有宣传招商、业务办理、商旅服务、电子商务四大功能。广交会官方网站拥有11种语言版本，全年访问人次约1700万，全年点击次数超过4.3亿次，日均点击次数达118万，广交会期间高峰期日点击次数超过250万。从全年访问量来看，约32%的浏览者来源于中国大陆以外的国家和地区。广交会网站的三大业务平台为BEST采购商电子服务平台、参展易捷通网上服务平台、商贸通参展企业展示平台。

 2．网上广交会

    网上广交（http：//e.cantonfair.org.cn），是广交会承办机构——中国对外贸易中心在商务部信息化司指导下建立的电子商务洽谈平台。网上广交会凭借“中国第一展”的品牌优势，利用广交会数十年积累的参展商展品数据库和客商数据库资源，建立高效便捷的网上贸易渠道，促进国内企业的出口成交。网上广交会创建以来，通过与现场广交会业务的紧密结合，实现“网上洽谈，现场成交”，成为每届广交会现场成交的有力补充，得到各方面一致好评。   

    3．其他信息服务

    广交会现场共42个服务点为到会买家提供现场摊位信息查询服务；广交会宣传光盘每届发行10万套，免费向到会的采购商派发；多媒体视频推荐服务为未能亲临广交会现场的买家展示现场参展的真实情况，在广交会官方网站向采购商进行全天候展示；电子杂志通过邮件、广交会电子杂志平台等多个渠道投放，有效传递到目标买家手中，协助企业扩大市场推广的力度。   

    综上所述，信息技术在广东会展业技术水平发展中的作用是不容质疑的。